Rund 80 Teilnehmende verfolgten die dritte Online-Sprechstunde des Wärme-Kompetenzzentrums Schleswig-Holstein (WKZ.SH) am 13. November. Das große Interesse zeigt: Viele Kommunen suchen Orientierung, wie sie die kommunale Wärmeplanung rechtssicher und effizient organisieren. Da externe Unterstützung aufgrund der fachlichen und juristischen Anforderungen meist notwendig ist, richtete das WKZ.SH sowie Prof. Raabe von der Kanzlei Weissleder & Ewer den Fokus der dritten Sprechstunde auf eine verlässliche und praxisnahe Vergabepraxis.
Das WKZ.SH unterstützt Kommunen gemeinsam mit seinen Partner*innen aktiv bei allen Fragen rund um Organisation, Vergabe und Umsetzung – und stellte in der Sprechstunde eine umfangreiche Arbeitshilfe vor, die die nötigen Schritte klar strukturiert und Sicherheit für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern schafft.
Vergabe im Verbund: Zusammenarbeit schafft Entlastung
Ressourcenknappheit, Komplexität, Zeitdruck: Bei der Wärmeplanung stehen viele Kommunen vor ähnlichen Herausforderungen. Umso wertvoller ist der Hinweis: Vergaben können auch gemeinsam erfolgen – etwa im Planungsverbund, im sogenannten vergaberechtlichen „Konvoi“ oder über ein Amt. Das spart Zeit, reduziert personellen Aufwand und eröffnet Synergien. Wichtig ist dabei, dass die Zusammenarbeit vertraglich sauber geregelt wird. Für eine rechtssichere und gleichzeitig pragmatische Vergabe von Leistungen für die Erstellung von Wärmeplänen an Fachplanungsbüros – ob allein oder im Verbund – sollten Kommunen vor allem vier Punkte im Blick behalten:
- Schwellenwerte bestimmen das Verfahren – aber es gibt Spielräume
Ob eine europaweite Ausschreibung notwendig ist, hängt vom Auftragswert ab. Oberhalb des EU-Schwellenwerts ist eine europaweite Bekanntmachung praktisch immer erforderlich. Unterhalb der Schwellenwerte greifen oft vereinfachte Verfahren – zum Beispiel nach § 50 UVgO –, die weniger formale Anforderungen stellen, aber dennoch ausreichend Wettbewerb verlangen. Gerade hier bietet das Vergaberecht mehr Flexibilität, als häufig angenommen wird.
- Qualität zählt: Zuschlagskriterien richtig setzen
Ein zentrales Praxiselement: Zuschlagskriterien müssen vorab festgelegt und transparent gemacht werden. Neben dem Preis sollten unbedingt qualitative Kriterien eine Rolle spielen – etwa Fachkompetenz, Methodik oder Erfahrung im Bereich Wärmeplanung. So wird gewährleistet, dass Kommunen am Ende nicht das billigste, sondern das passendste und leistungsfähigste Angebot erhalten.
- Vertragsbedingungen frühzeitig einbinden
Unabhängig vom gewählten Verfahren empfiehlt es sich, Vertragsbedingungen bereits zu Beginn einzuführen – entweder über VOL/B mit besonderen Vertragsbedingungen oder durch einen eigenen Entwurf. Das schafft Klarheit für alle Beteiligten und verhindert spätere Missverständnisse.
- Dokumentation nicht vergessen
Ganz gleich, ob ober- oder unterschwellig: Eine saubere Dokumentation des Vergabeverfahrens ist unverzichtbar. Sie dient der Nachvollziehbarkeit und schützt die Kommune im Falle von Rückfragen oder Prüfungen.
Ausblick: Nächste Online- Sprechstunde am 04. Dezember
👉 Am 04. Dezember steht bereits die nächste Online-Sprechstunde des WKZ.SH an.
In diesem Rahmen stelt das WKZ.SH eine neue Checkliste für die vereinfachte Wärmeplanung vor – ein kompaktes Werkzeug, das insbesondere kleinen und mittleren Kommunen Orientierung bietet und die Umsetzung deutlich erleichtert.
